1.1. Настоящий документ (далее – Политика) определяет политику Акционерного общества «ПРОМИС» (далее – Общество, Оператор) в отношении обработки персональных данных и определяет цели, содержание и порядок обработки персональных данных, меры, направленные на защиту персональных данных, а также процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в области персональных данных в Обществе.
1.2. Политика составлена в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Федеральный закон).
1.3. Оператор обеспечивает защиту обрабатываемых персональных данных от несанкционированного доступа и разглашения, неправомерного использования или утраты в соответствии с требованиями Федерального закона.
1.4. Изменение Политики
1.4.1. Оператор имеет право вносить изменения в настоящую Политику. При внесении изменений в заголовке Политики указывается дата последнего обновления редакции. Новая редакция Политики вступает в силу с момента ее размещения на сайте Оператора, если иное не предусмотрено новой редакцией Политики.
2. Термины и принятые сокращения
Персональные данные (ПД) - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
Оператор - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными. Оператором является Акционерное общество «ПРОМИС», расположенное по адресу: г. Нижний Новгород, пр. Гагарина, д. 164.
Обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
Автоматизированная обработка персональных данных - обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.
Распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц.
Предоставление персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц.
Блокирование персональных данных - временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных).
Уничтожение персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных АО «ПРОМИС» ПОЛИТИКА АО «ПРОМИС» В ОТНОШЕНИИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ Редакция: 2 от 01.03.2023 2 данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.
Обезличивание персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.
Информационная система персональных данных (ИСПД) - совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.
3. Обработка персональных данных
3.1. Получение ПД.
3.1.1. Все ПД следует получать от самого субъекта. Если ПД субъекта можно получить только у третьей стороны, то субъект должен быть уведомлен об этом или от него должно быть получено согласие.
3.1.2. Оператор должен сообщить субъекту о целях, предполагаемых источниках и способах получения ПД, характере подлежащих получению ПД, перечне действий с ПД, сроке, в течение которого действует согласие, и порядке его отзыва, а также о последствиях отказа субъекта дать письменное согласие на их получение.
3.1.3. Документы, содержащие ПД, создаются путем: – внесения сведений в учетные формы; – получения оригиналов необходимых документов (трудовая книжка, медицинское заключение, характеристика и др.).
3.2. Обработка ПД.
3.2.1. Обработка персональных данных осуществляется: – с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных; – в случаях, когда обработка персональных данных необходима для осуществления и выполнения возложенных на Оператора законодательством РФ функций, полномочий и обязанностей.
3.2.2. Цели обработки персональных данных:
1) Ведение кадрового и бухгалтерского учета: Обрабатываемые персональные данные: фамилия, имя, отчество; год рождения; месяц рождения; дата рождения; место рождения; семейное положение; социальное положение; доходы; пол; адрес электронной почты; адрес места жительства; адрес регистрации; номер телефона; СНИЛС; ИНН; гражданство; данные документа, удостоверяющего личность; данные водительского удостоверения; данные документа, содержащиеся в свидетельстве о рождении; реквизиты банковской карты; номер расчетного счета; номер лицевого счета; профессия; должность; сведения о трудовой деятельности (в том числе стаж работы, данные о трудовой занятости на текущее время с указанием наименования и расчетного счета организации); отношение к воинской обязанности, сведения о воинском учете; сведения об образовании. Специальные категории персональных данных; сведения о состоянии здоровья. Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются: Работники; Соискатели; Родственники работников; Уволенные работники. Правовое основание обработки персональных данных: обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных; обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей; обработка персональных данных АО «ПРОМИС» ПОЛИТИКА АО «ПРОМИС» В ОТНОШЕНИИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ Редакция: 2 от 01.03.2023 3 необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем. Заключаемый с субъектом персональных данных договор не может содержать положения, ограничивающие права и свободы субъекта персональных данных. Перечень действий: сбор; запись; систематизация; накопление; хранение; уточнение (обновление, изменение); извлечение; использование; передача (предоставление, доступ); блокирование; удаление; уничтожение. Способы обработки: смешанная; с передачей по внутренней сети юридического лица; без передачи по сети Интернет.
2) Обеспечение соблюдения трудового законодательства РФ. Категории персональных данных: фамилия, имя, отчество; год рождения; месяц рождения; дата рождения; место рождения; семейное положение; социальное положение; доходы; пол; адрес места жительства; адрес регистрации; СНИЛС; ИНН; гражданство; данные документа, удостоверяющего личность; данные водительского удостоверения; данные документа, содержащиеся в свидетельстве о рождении; реквизиты банковской карты; номер расчетного счета; номер лицевого счета; профессия; должность; сведения о трудовой деятельности (в том числе стаж работы, данные о трудовой занятости на текущее время с указанием наименования и расчетного счета организации); отношение к воинской обязанности, сведения о воинском учете; сведения об образовании. Специальные категории персональных данных: сведения о состоянии здоровья. Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются: Работники; Родственники работников; Уволенные работники. Правовое основание обработки персональных данных: обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных; обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей; обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем. Заключаемый с субъектом персональных данных договор не может содержать положения, ограничивающие права и свободы субъекта персональных данных. Перечень действий: сбор; запись; систематизация; накопление; хранение; уточнение (обновление, изменение); извлечение; использование; передача (предоставление, доступ); блокирование; удаление; уничтожение. Способы обработки: смешанная; с передачей по внутренней сети юридического лица; без передачи по сети Интернет.
3) Подбор персонала (соискателей) на вакантные должности Оператора. АО «ПРОМИС» ПОЛИТИКА АО «ПРОМИС» В ОТНОШЕНИИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ Редакция: 2 от 01.03.2023 4 Категории персональных данных: фамилия, имя, отчество; год рождения; месяц рождения; дата рождения; место рождения; адрес электронной почты; адрес места жительства; номер телефона; профессия; сведения об образовании. Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются: Соискатели. Правовое основание обработки персональных данных: обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных. Перечень действий: сбор; использование. Способы обработки: смешанная; без передачи по внутренней сети юридического лица; без передачи по сети Интернет.
4) Обеспечение прохождения ознакомительной, производственной или преддипломной практики на основании договора с учебным заведением. Категории персональных данных: фамилия, имя, отчество; сведения об образовании. Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются: Учащиеся; Студенты. Правовое основание обработки персональных данных: обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных. Перечень действий: сбор; хранение; удаление; уничтожение. Способы обработки: смешанная; с передачей по внутренней сети юридического лица; без передачи по сети Интернет.
5) Обеспечение пропускного режима на территорию Оператора. Категории персональных данных: фамилия, имя, отчество. Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются: Работники. Правовое основание обработки персональных данных: обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных. Перечень действий: сбор; хранение; передача (предоставление, доступ); уничтожение. Способы обработки: смешанная; без передачи по внутренней сети юридического лица; без передачи по сети Интернет.
6) Осуществление гражданско-правовых отношений Категории персональных данных: фамилия, имя, отчество; год рождения; месяц рождения; дата рождения; место рождения; адрес места жительства; адрес регистрации; СНИЛС; ИНН; данные документа, удостоверяющего личность. АО «ПРОМИС» ПОЛИТИКА АО «ПРОМИС» В ОТНОШЕНИИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ Редакция: 2 от 01.03.2023 5 Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются: физические лица, состоящие с Обществом в гражданско-правовых отношениях. Правовое основание обработки персональных данных: обработка персональных данных осуществляется в целях осуществления и выполнения возложенных на Оператора законодательством Российской Федерации функций, полномочий и обязанностей. Перечень действий: сбор; хранение; передача (предоставление, доступ); уничтожение. Способы обработки: смешанная; с передачей по внутренней сети юридического лица; без передачи по сети Интернет.
7) Информирование посетителей сайта Оператора об услугах Оператора, в том числе посредством рекламных, информационных рассылок Категории персональных данных: фамилия, имя, отчество; должность, адрес электронной почты; номера телефонов. Также на сайте Оператора происходит сбор и обработка обезличенных данных о посетителях (в т. ч. файлов «cookie») с помощью сервисов интернет-статистики (Яндекс Метрика и иных, не запрещенных действующим законодательством РФ). Обезличенные данные посетителей сайта Оператора, собираемые с помощью сервисов интернет-статистики, служат для сбора информации о количестве посетителей сайта, о действиях посетителей на сайте, улучшения качества сайта и его содержания. Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются: посетители сайта Оператора. Правовое основание обработки персональных данных: обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных. Оператор обрабатывает персональные данные посетителя сайта Оператора только в случае их заполнения и/или отправки посетителем сайта Оператора самостоятельно через специальные формы, расположенные на сайте Оператора. Заполняя соответствующие формы и/или отправляя свои персональные данные Оператору, посетитель сайта Оператора выражает свое согласие с настоящей Политикой. Оператор обрабатывает обезличенные данные о посетителе сайта Оператора в случае, если это разрешено в настройках браузера посетителя сайта Оператора (включено сохранение файлов «cookie» и использование технологии JavaScript). Перечень действий: сбор; запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение); уничтожение. Способы обработки: смешанная; без передачи по внутренней сети юридического лица; без передачи по сети Интернет.
3.2.3. Категории субъектов персональных данных. Обрабатываются ПД следующих субъектов ПД: – физические лица, состоящие с Обществом в трудовых отношениях; – физические лица, уволившиеся из Общества; – физические лица, являющиеся кандидатами на работу; АО «ПРОМИС» ПОЛИТИКА АО «ПРОМИС» В ОТНОШЕНИИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ Редакция: 2 от 01.03.2023 6 – физические лица, состоящие с Обществом в гражданско-правовых отношениях. - физические лица – посетители сайта Оператора.
3.2.4. ПД, обрабатываемые Оператором: – данные, полученные при осуществлении трудовых отношений; – данные, полученные для осуществления отбора кандидатов на работу; – данные, полученные при осуществлении гражданско-правовых отношений; - данные, полученные при посещении сайта Оператора.
3.2.5. Обработка персональных данных ведется: – с использованием средств автоматизации; – без использования средств автоматизации.
3.3. Хранение ПД.
3.3.1. ПД субъектов могут быть получены, проходить дальнейшую обработку и передаваться на хранение как на бумажных носителях, так и в электронном виде.
3.3.2. ПД, зафиксированные на бумажных носителях, хранятся в запираемых шкафах либо в запираемых помещениях с ограниченным правом доступа.
3.3.3. ПД субъектов, обрабатываемые с использованием средств автоматизации в разных целях, хранятся в разных папках.
3.3.4. Не допускается хранение и размещение документов, содержащих ПД, в открытых электронных каталогах (файлообменниках) в ИСПД.
3.3.5. Хранение ПД в форме, позволяющей определить субъекта ПД, осуществляется не дольше, чем этого требуют цели их обработки, и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.
3.4. Уничтожение ПД.
3.4.1. Уничтожение документов (носителей), содержащих ПД, производится путем сожжения, дробления (измельчения), химического разложения, превращения в бесформенную массу или порошок. Для уничтожения бумажных документов допускается применение шредера.
3.4.2. ПД на электронных носителях уничтожаются путем стирания или форматирования носителя.
3.4.3. Факт уничтожения ПД подтверждается документально актом об уничтожении носителей.
3.5. Передача ПД.
3.5.1. Оператор передает ПД третьим лицам в следующих случаях: – субъект выразил свое согласие на такие действия; – передача предусмотрена российским или иным применимым законодательством в рамках установленной законодательством процедуры.
3.5.2. Перечень лиц, которым передаются ПД. Третьи лица, которым передаются ПД: – Социальный фонд России для учета (на законных основаниях); – налоговые органы РФ (на законных основаниях); – территориальный фонд обязательного медицинского страхования (на законных основаниях); – страховые медицинские организации по обязательному и добровольному медицинскому страхованию (на законных основаниях); – банки для начисления заработной платы (на основании договора); – органы МВД России в случаях, установленных законодательством.
4. Защита персональных данных
4.1. В соответствии с требованиями нормативных документов Оператором создана система защиты персональных данных (СЗПД), состоящая из подсистем правовой, организационной и технической защиты.
4.2. Подсистема правовой защиты представляет собой комплекс правовых, организационно-распорядительных и нормативных документов, обеспечивающих создание, функционирование и совершенствование СЗПД. АО «ПРОМИС» ПОЛИТИКА АО «ПРОМИС» В ОТНОШЕНИИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ Редакция: 2 от 01.03.2023 7
4.3. Подсистема организационной защиты включает в себя организацию структуры управления СЗПД, разрешительной системы, защиты информации при работе с сотрудниками, партнерами и сторонними лицами.
4.4. Подсистема технической защиты включает в себя комплекс технических, программных, программно-аппаратных средств, обеспечивающих защиту ПД.
4.5. Основными мерами защиты ПД, используемыми Оператором, являются:
4.5.1. Назначение лица, ответственного за обработку ПД, которое осуществляет организацию обработки ПД, обучение и инструктаж, внутренний контроль за соблюдением учреждением и его работниками требований к защите ПД.
4.5.2. Определение актуальных угроз безопасности ПД при их обработке в ИСПД и разработка мер и мероприятий по защите ПД.
4.5.3. Разработка политики в отношении обработки персональных данных.
4.5.4. Установление правил доступа к ПД, обрабатываемым в ИСПД, а также обеспечение регистрации и учета всех действий, совершаемых с ПД в ИСПД.
4.5.5. Установление индивидуальных паролей доступа сотрудников в информационную систему в соответствии с их производственными обязанностями.
4.5.6. Применение прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации.
4.5.7. Сертифицированное антивирусное программное обеспечение с регулярно обновляемыми базами.
4.5.8. Соблюдение условий, обеспечивающих сохранность ПД и исключающих несанкционированный к ним доступ.
4.5.9. Обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятие мер.
4.5.10. Восстановление ПД, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним.
4.5.11. Обучение работников Оператора, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, положениям законодательства РФ о персональных данных, в том числе требованиям к защите персональных данных, документам, определяющим политику Оператора в отношении обработки персональных данных, локальным актам по вопросам обработки персональных данных.
4.5.12. Осуществление внутреннего контроля и аудита.
5. Основные права субъекта ПД и права и обязанности Оператора
5.1. Основные права субъекта ПД. Субъект имеет право на доступ к его персональным данным и следующим сведениям: – подтверждение факта обработки ПД Оператором; – правовые основания и цели обработки ПД; – цели и применяемые Оператором способы обработки ПД; – наименование и место нахождения Оператора, сведения о лицах (за исключением работников Оператора), которые имеют доступ к ПД или которым могут быть раскрыты ПД на основании договора с Оператором или на основании федерального закона; – сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения; – порядок осуществления субъектом ПД прав, предусмотренных Федеральным законом; – наименование или фамилия, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку ПД по поручению Оператора, если обработка поручена или будет поручена такому лицу; – обращение к Оператору и направление ему запросов; – обжалование действий или бездействия Оператора.
5.2. Обязанности Оператора. Оператор обязан: – при сборе ПД предоставить информацию об обработке ПД; АО «ПРОМИС» ПОЛИТИКА АО «ПРОМИС» В ОТНОШЕНИИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ Редакция: 2 от 01.03.2023 8 – в случаях если ПД были получены не от субъекта ПД, уведомить субъекта; – при отказе в предоставлении ПД субъекту разъясняются последствия такого отказа; – опубликовать или иным образом обеспечить неограниченный доступ к документу, определяющему его политику в отношении обработки ПД, к сведениям о реализуемых требованиях к защите ПД; – принимать необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивать их принятие для защиты ПД от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения ПД, а также от иных неправомерных действий в отношении ПД; – давать ответы на запросы и обращения субъектов ПД, их представителей и уполномоченного органа по защите прав субъектов ПД.
5.3. Оператор имеет право направлять Субъекту ПД уведомления о новых продуктах и услугах, специальных предложениях и различных событиях. Субъект ПД всегда может отказаться от получения информационных сообщений, направив Оператору письмо на адрес электронной почты zapros8@promis.ru с пометкой «Отказ от уведомлениях о новых продуктах и услугах и специальных предложениях».